Après avoir parcouru le "Guide de soumission 1" veuillez lire ce guide qui vous explique en détail comment joindre vos documents à votre questionnaire EcoVadis.
A noter : aucune passerelle automatique n’existe entre Ditto et EcoVadis ; l’import des fichiers doit donc être effectué manuellement.
Une seule personne doit être désignée responsable de cette opération.
1 - Compléter les parties politiques
1. Joindre les politiques principales uniquement
Dans les parties politiques, vous ne devrez joindre que les politiques principales (que vous aurez exportées de Ditto).
Exemple partie sociale :
Conditions de travail : Politique sociale principale
Gestion de carrières : Politique sociale principale
Santé et sécurité : Politique sociale principale
Dialogue social : Politique sociale principale
Il s’agit donc du même document à joindre dans toutes parties de politique sociale. Ce document regroupe l’ensemble des sous thèmes activés.
Reproduire pour l’ensemble des parties politiques (environnement, social, éthique, achats).
2. Pointer la page des objectifs quantitatifs
Pour chaque élément auquel vous joindrez une politique principale, vous devez pointer la page où se trouvent les objectifs quantitatifs liés au sujet en question.
Vous devrez donc renseigner le numéro de page et écrire en commentaire “objectifs quantitatifs pour les conditions de travail”.
Exemple partie sociale :
Conditions de travail : Politique sociale principale → Entrer page 5 ; commenter “objectifs quantitatifs pour les conditions de travail”
Gestion de carrières : Politique sociale principale → Entrer page 6 ; commenter “objectifs quantitatifs pour la gestion de carrière”
Reproduire pour l’ensemble des parties politiques (environnement, social, éthique, achats).
2 - Compléter les parties mesures
1. Rattacher les documents de mesures qui prouvent l’élément demandé
Les documents de mesures que vous avez construits ou collectés prouvent des éléments de mesures du questionnaire.
Certains documents en prouvent plusieurs → Exemple la procédure de gestion des carrières qui couvre une grande partie des questions du sous-thème "gestion de carrières et formations".
Vous devez donc :
Vous rendre dans votre questionnaire EcoVadis sur Ditto
Faire tourner l'IA sur l'ensemble des questions en cliquant sur "suggérer tout" ou bien sur des questions spécifiques.
ou
Pour chaque réponse, consulter la rubrique "explication de l'IA". C'est dans cette partie que vous trouverez des informations sur le document à joindre pour répondre à la question.
Cette rubrique comprend le nom de l'option à laquelle vous devez répondre, ainsi que le document qui doit être attaché.
Exemple :Option : "Action pour promouvoir la mobilité interne" → Document : "Procédures de gestion des carrières" détaille la formalisation du processus de mobilité interne, la diffusion des postes vacants en interne, l’accompagnement à l’intégration et la préparation à la mobilité via des plans de développement individuel.
L'IA vous indique ici que pour la question "action pour promouvoir la mobilité interne", le document procédures de gestion des carrières est adapté.
2. Pointer la page qui prouve l’élément en question
Pour chaque document de mesure que vous rattachez :
Commentez avec la / les page(s) où se trouvent les preuves
Exemple Mesures sociales → Mesures relatives aux conditions de travail :
Rémunération des heures de travail supplémentaires ou atypiques : Manuel de l’employé → Entrer page 5 ; commenter “rémunération heures supplémentaires”
Organisation flexible du travail : Manuel de l’employé → Entrer page 8 ; commenter “horaires flexibles”
3 - Compléter les parties reporting
1. Renseigner manuellement le dernier indicateur à jour (si demandé)
Déclarez l'indicateur clé de performance exact pour 2023 (ou la dernière année de reporting) lorsque EcoVadis demande l'indicateur exact.
2. Rattacher le tableau de suivi de reporting
Pour tous les éléments qui nécessitent l’ajout d’un document dans les parties reporting, joindre le tableau (document PDF) de suivi des indicateurs que vous aurez extrait de Ditto. C’est le seul document nécessaire pour toute la partie reporting.
4 - Relisez votre questionnaire et demandez une revue à votre coach
Parcourez tous les éléments du questionnaire pour être sur de ne rien avoir oublié
Dans la bibliothèque de documents, vérifiez que tous les documents aient au moins une réponse jointe (éviter des documents soumis nul part)
Demandez à votre coach Ditto une relecture
5 - Attendez le feu vert de votre coach et soumettez
Votre coach vous fera ses retours par email
Une fois le questionnaire validé, vous pourrez cliquer sur "Soumettre mon questionnaire"
Attention : votre coach Ditto ne soumettra pas votre questionnaire à votre place, c'est à vous de le faire.