Guide 1 - Soumission du questionnaire EcoVadis

Tout ce que vous devez savoir avant de remplir votre questionnaire sur EcoVadis avec vos documents.

Vidéo de replay - Atelier de Soumission

Ce guide s'applique aux compte qui ont un référentiel appelé "questionnaire EcoVadis" (voir capture d'écran ci-dessous). ⬇️

Si vous avez comme référentiel activé "EcoVadis" et non "Questionnaire EcoVadis", veuillez suivre ces guides de soumission :

Une fois que l’ensemble de vos documents sont validés sur Ditto, vous êtes prêts à soumettre votre évaluation. Veuillez commencer les étapes suivantes au moins 5 jours avant la date butoir.
Nous vous conseillons de consacrer une demi journée au remplissage de votre questionnaire.

Votre coach Ditto s’occupera de vérifier que tous les documents sont rattachés aux bons endroits.

Rendez-vous dans l'onglet "Référentiels", cliquer sur le projet. En l'occurence ici : Siège, 2025.

Nom du questionnaire

Le questionnaire sur Ditto reprend exactement les questions de votre questionnaire EcoVadis.

Etape 1

Vérifier que tous les documents que vous devez mettre sur EcoVadis sont validés.

Etape 2

Demander à l'IA de suggérer les réponses.

Etape 3

Faire une passe sur les réponses suggérées et vérifier la cohérence de celles-ci. Vous devez valider les réponses.

Concentrez-vous sur "l'explication de l'IA".

Cette rubrique comprend le nom de l'option à laquelle vous devez répondre, ainsi que le document qui doit être attaché.
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​Exemple :

Option : "Action pour promouvoir la mobilité interne" → Document : "Procédures de gestion des carrières" détaille la formalisation du processus de mobilité interne, la diffusion des postes vacants en interne, l’accompagnement à l’intégration et la préparation à la mobilité via des plans de développement individuel.
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​L'IA vous indique ici que pour la question "action pour promouvoir la mobilité interne", le document procédures de gestion des carrières est adapté.

Etape 4

Exporter les documents de preuves de Ditto.

Cliquer sur exporter -> Exporter les documents de référence

⚠️ Cet export ne comprend que les éléments proposés par l'IA et validés par votre part - il est probable qu'une partie des documents soit manquante. ⚠️
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Si vous souhaitez exporter tous les documents validés dans Ditto : se rendre dans l'onglet "mes fichiers", puis cliquer sur le bouton ci-dessous.

Etape 5
Commencer la complétion du questionnaire EcoVadis
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Connectez-vous à votre compte EcoVadis, rendez-vous sur le tableau de bord et cliquez sur Accéder à mon questionnaire.

Si votre questionnaire n’est pas encore ouvert, suivez ce lien.

Vous pouvez cliquer sur "Bibliothèque de documents" puis en bas à droite sur "Télécharger depuis l’ordinateur". Ajoutez ensuite l’intégralité de vos documents extraits de Ditto.

Si vous avez déjà été évalué, votre bibliothèque contient déjà des documents, vous devez les laisser. Seuls les documents ayant expirés (une mention en rouge s'affiche dans ce cas là) doivent être retirés.

Retour à partir de la bibliothèque sur le questionnaire.

Pour toutes les parties politiques sur EcoVadis :

1. Cochez un élément de politique
2. Joindre à partir de la bibliothèque de documents

a. Cliquez sur votre politique Ditto
b. Renseignez la page qui contient les objectif quantitatifs du sous thème en question

c. Ecrivez en commentaire “Objectifs quantitatifs sous thème ”

3. Répétez l’opération pour l’ensemble des sous thèmes

4. Sauvegardez

Exemple ici :

Seuls les documents de politiques doivent être rattachées aux parties politiques du questionnaire, aucun autre document.

Ici vous allez devoir joindre tous vos documents de mesures : ⚠️ il est nécessaire de rattacher les documents de mesures aux bons endroits pour qu’ils soient validés comme preuve. Pour chacune des questions du questionnaire, vous devez ajouter tous les documents de mesures qui abordent ce sujet en particulier.

Exemple : La promotion de la mobilité interne.

Si dans votre cas votre "Manuel de l'employé" ainsi que dans votre "Procédure de gestion des carrières" évoquent votre système de mobilité interne alors les deux documents seront ajoutés à la question.

De la même façon si votre "Manuel de l'employé" apporte des preuves pour d'autres questions de votre questionnaire, il sera ajouté à chaque fois que cela est pertinent.

N'oubliez pas de sauvegarder à chaque fois que vous remplissez un sous-thème.

Retournez sur le questionnaire EcoVadis

Pour plus de précisions sur les étapes de soumission : consultez notre second guide.

Nous vous conseillons de remplir un premier thème puis d'en informer votre coach. Il validera que tous les documents ont été bien placés et vous informera des éventuelles modifications à faire.
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Une fois cette étape effectuée vous pourrez remplir les trois autres thèmes. Informez ensuite votre coach, il relira cette fois l'ensemble de votre questionnaire et vous informera à nouveau des éventuelles modifications à faire.
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Une fois que vous obtenez son feu vert, vous pouvez soumettre votre questionnaire à EcoVadis.

Attention : vous êtes responsables de la validation de votre questionnaire et de sa date de soumission.

Les délais pour recevoir l’évaluation varient énormément : pour les entreprises XS le délai peut être d’une semaine mais pour les S,M,L cela peut prendre 6 à 8 semaines.

FAQ

Non, mais nous vous invitons à vérifier les réponses suggérées

L'IA va chercher les éléments de réponse disponibles dans vos documents validés et vous propose le ou les documents les plus pertinents pour répondre à la question.
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